Sehr wichtige Hinweise zu den Aufbewahrungspflichten und der Datenarchivierung für Betriebsprüfungen!

Vorwort

Sehr geehrte Kunden.
seit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BFM) vom November 2010 an den Einzelhandelsverband (HDE) gilt :

Alle Anwender eines Warenwirtschaftsprogramms müssen alle Belege, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, auch in elektronischer, maschinenlesbarer Form für die gleiche Zeit aufbewahren. Im Falle einer Betriebsprüfung sind dem Prüfer auf Verlangen nicht nur die gedruckten Belege, sondern auch die Daten in elektronisch auswertbarer Form zu übergeben.
Das betrifft konkret in IOS2000/DIALOG alle Auftragsdaten, die Historie, die Lager(bestands)daten, die Rechnungsausgangslisten und die Kassendaten mit allen einzelnen Kassenjournalzeilen und Bondaten – also fast der gesamte Inhalt der IOS2000/DIALOG Datenbank – ist für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufzubewahren. Die derzeitige gesetzliche Aufbewahrungsfrist ist 10 Jahre (ausgenommen die Angebote, hier sind es 6 Jahre). Genaueres dazu erfahren Sie von Ihrem Steuerberater oder in zahlreichen Dokumenten, die Sie im Web unter dem Stichwort ‚gesetzliche Aufbewahrungsfristen‘ finden. Obwohl in der Vergangenheit zahlreiche Steuerprüfungen bei unseren Kunden problemlos nur anhand der gedruckten Belege stattgefunden haben, ohne dass ein Prüfer jemals die Daten elektronisch verlangt hat, sollten wir uns in Zukunft darauf nicht verlassen. Die Prüfprogramme der Finanzbehörden werden immer besser und es ist damit zu rechnen, dass ein Prüfer bei dem leisesten Verdacht oder Problem auf seinem Recht auf Computerdaten besteht. Deshalb sollten Sie rechtzeitig vorsorgen. Die Daten sind in ‚unveränderbarer‘ Form für 10 Jahre zurück zu archivieren. Deshalb bietet sich eigentlich nur die Archivierung auf eine externe USB Festplatte (empfohlen) oder CD/DVD an. Wie sicher die langjährige Speicherung auf CD/DVD ist, ist noch nicht wirklich geklärt. Man vermutet, dass nach Jahren durchaus Datenverluste auf CDs auftreten können. Auch hierzu gibt es zahlreiche Dokumente im Internet, die wir an dieser Stelle nicht weiter diskutieren wollen. Eine Speicherung auf USB-Platten oder Sticks ist zumindest fragwürdig, weil diese ja entgegen den gesetzlichen Vorschriften ‚änderbar‘ sind. Da kaum einem unserer Kunden die kostenlose SQL-Express Datenbankgröße von 4 bzw. 10 GB ausreicht, um ganze 10 Jahre unverändert zu speichern, geben wir Ihnen nachfolgend unsere Empfehlung, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. (Sie sollten auf SQL2008 Express umstellen, wenn Sie noch ältere Datenbankversionen nutzen)

Unsere Empfehlung für die gesetzmäßige Archivierung von Daten in IOS2000/DIALOG

1. Wenn Sie noch kein DVD Laufwerk im Server eingebaut haben, schaffen Sie sich entweder einen internen oder externen DVD oder BluRay (BR) Brenner an, auf der die Datenbank archiviert werden soll. Die maximale Speichergröße bei DVDs ist 4,7 GB, bzw. 8,5 GB bei Double Layer Medien. Mit einem BluRay Brenner sind Sie mit max. 25/50 GB Speicherplatz immer auf der sicheren Seite. Lassen Sie sich auch vom Verkäufer des Laufwerkes, Ihrem Hardwarehändler oder Systemadministrator zeigen (bzw. eine Anleitung erstellen), wie man eine große Datei vom Server auf DVD oder BR brennt.
2. Rufen Sie die Seite Dienste » Datenbankdienste » Datenarchivierung mindesten 1 Mal im Jahr bzw. alle 365 Tage auf
3. Hier wird Ihnen eine Liste der letzten Archivierungen und der Pfad und der Dateiname der letzten Datenbanksicherung angezeigt, die Sie auf DVD/BR kopieren müssen.
4. Wenn die Kopie erfolgreich erstellt wurde, klicken Sie auf den Bestätigungsbutton ´Datenbank wurde heute archiviert´ und können im Textfeld daneben auch noch eine kurze Bemerkung zur Sicherung eingeben.
5. Notieren Sie sich zur Sicherheit auf dem Datenträger selbst das Datum der Sicherung und welcher Zeitraum in der gesicherten Datenbank enthalten ist.
6. Damit haben Sie dann eine maschinenlesbare, nicht veränderbare Kopie aller Daten, die sich aktuell in der Datenbank befinden. Es versteht sich von selbst, dass Sie keine finanzrelevanten Daten in der Datenbank löschen dürfen, die nicht zuvor archiviert wurden!

Datensicherung erstellen

1. Datensicherung starten: Klicken Sie oben in der Toolbar auf das Haus zum Startbildschirm (Tastenkürzel: STRG + ALT + s) .
2. Dort öffnen Sie den Tab „Datenbank & Sicherung“.
3. Hier finden Sie einen Button „Datensicherung starten“, den Sie anklicken.
4. Warten Sie bis Sie eine Rückmeldung vom System erhalten (das kann je nach Datenbankgröße etwas länger dauern)
5. Die Datensicherungsdateien finden Sie in dem Pfad, der Ihnen im Hauptmenü unter „Datenbank & Sicherung“ angezeigt wird.
6. Kopieren Sie diese Dateien auf eine externe Festplatte oder ein sonstiges externes Medium, beschriften dieses und legen es an einen sicheren Ort.

Unsere Löschroutinen (Einstellung unter 13. im ControlCenter) sidn so ausgelegt, dass die von Ihnen anzugebenden Zeiträume immer nur VOR dem letzten von Ihnen bestätigten Archivierungsdatum gelten. Beispiel: Sie stellen ein, dass alle Rechnungen gelöscht werden sollen, die älter als 10 Jahre sind. Ihre letzte Archivierung auf DVD war am 05.01.2021. Dann werden NUR die Rechnungsbelege gelöscht, die vor dem 05.01.2011 erstellt wurden. Leider können wir bereits gelöschte Belege nicht wieder herstellen und hoffen hier auf die guten Erfahrungen in der Vergangenheit, dass die Prüfer auch mit den gedruckten Belegen zufrieden sind.

Datenbereitstellung bei einer Prüfung

Vom Finanzamt werden verschiedene Formate zur Bereitstellung bei einer Prüfung akzeptiert. Wir unterstützen aus dieser Liste der möglichen Formate ´ASCII delimited´ und auf Wunsch auch den direkten ODBC Zugriff auf die Datenbank und erfüllen also auch hier die gesetzlichen Anforderungen. Sollte der Prüfer bei einer Betriebsprüfung von Ihnen die maschinenlesbaren Daten verlangen, dann gehen Sie wie folgt vor :

1. Die Daten sind noch in der aktuellen Datenbank

Gehen Sie auf die Seite ´Dienste – Datenbankdienste – Export von Daten´ Wählen Sie dann die Tabelle aus, die der Prüfer haben will, z.B. ´kassenjournal´. Bei der Auswahl der richtigen Tabelle hilft Ihnen im Bedarfsfall auch gerne unsere Hotline. Dann klicken Sie auf ´weiter´ und wählen als Format ´CSV´. Dann wird die gesamte Tabelle exportiert und der Prüfer kann die CSV in seinem Programm einlesen und verarbeiten.

2. Die Daten sind (nicht mehr) in der aktuellen Datenbank, wurden aber früher archiviert.

Dann kopieren Sie alle Archivkopien, die erforderlich sind und die abgefragten Jahre beinhalten, auf den Server. Ab dann hilft Ihnen unsere Hotline. Wir rekonstruieren die Archivkopien als zusätzliche Datenbanken, aus denen dann die gewünschten Daten im CSV Format exportiert werden können. Damit sind die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. (Stand per April 2012) Wir weisen Sie an dieser Stelle darauf hin, dass die Prüfer inzwischen über sehr gute und intelligente Prüfprogramme verfügen. Diese kennen schon direkt nach dem Import auch mehrerer CSV Dateien die Logik und Verknüpfung zwischen den Daten und können auch blitzschnell auf fehlende Belege bzw. falsche Verknüpfungen zwischen Historie und Kassenjournal hinweisen. Sie sollten also im eigenen Interesse auf jeden Fall das Löschen von Belegen (was bei buchenden Belegen in IOS2000/DIALOG sowieso nicht geht) vermeiden und bei Verbuchungsfehlern auf die Lückenlosigkeit von Belegnummernkreisen achten.

Wir bestätigen Ihnen an dieser Stelle nochmals, dass in IOS2000/DIALOG Rechnungsnummern und Gutschriftnummern fehlen können, wenn eine Rechnung oder Gutschrift bei der Verbuchung in der Datenbank auf einen Fehler stößt. In diesem Fall fehlt aber auch der gesamte Beleg in der Datenbank, es gab keinerlei Verbuchung und keinen Druck. Nur der Belegnummernzähler wurde bereits um 1 erhöht. In einer Multi User Umgebung, wo mehrere Anwender gleichzeitig Rechnungen schreiben, kann ein Programm in diesem Fall nicht einfach die Belegnummer wieder zurücksetzen. Im Idealfall stoppt der Anwender in so einem Fall die Fakturierung und setzt die Rechnungsnummer wieder zurück, bevor die nächste Rechnung geschrieben wird.

Weitergehende Dokumentationen

Sie finden unter den folgenden Links Detailinformationen zum Thema :
Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht : http://markussoft.de/down/aufbewahrung/bmf_faq.pdf
Details zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung: http://markussoft.de/down/aufbewahrung/kasse.pdf

Was Sie JETZT tun müssen

[ ] Diese Dokumentation mit Ihrem Steuerberater unter Hinsicht auf Ihre internen Betriebsbelange besprechen und
Ihre individuelle Vorgehensweise zu diesem Thema festlegen. (Bitte teilen Sie uns Bedenken oder Korrekturhinweise von Ihrem Steuerberater umgehend mit. Danke !)
[ ] DVD oder BluRay Laufwerk am Server anschaffen bzw. kontrollieren und auf einwandfreie Funktion testen oder Kopie auf externes USB Laufwerk auf eigene Verantwortung (bzgl. der nachträglichen Änderbarkeit).
[ ] Die letzte Datenbanksicherung nach obiger Anleitung archivieren IOS2000/DIALOG wird Sie ab sofort beim Start an eine nicht erledigte Archivierung erinnern.Für weitere Fragen und Hinweise oder Verbesserungsvorschläge zu diesem Thema stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

ACHTUNG ! Diese Dokumentation ersetzt auf keinen Fall Ihre kaufmännische Verpflichtung, sich über die laufenden, gesetzlichen Bestimmungen zur Belegarchivierung, zu den Aufbewahrungsfristen und zu der Datenbereitstellung zu informieren und diese anzuwenden. Diese Anleitung ist ausschließlich eine unverbindliche Empfehlung und Organisationshilfe für IOS2000 und DIALOG Anwender.