Alle offiziellen Informationen zur E-Rechnung finden Sie hier.

Formate für E-Rechnungen

Es gibt zwei verschiedene Standards.

ZUGFeRD

Zielgruppe: Unternehmen (B2B-Sektor)

Hier erhalten Sie mehr Informationen zu ZUGFeRD.

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine Kombination aus der PDF-Datei der Rechnung (PDF/A-3), in die ein maschinenlesbares Format (XML) eingebettet ist.

Vergleichbar ist dies mit einer E-Mail, die einen Anhang hat. Die E-Mail steht in diesem Beispiel für die PDF-Datei und der Anhang für das maschinenlesbare Format.

X-Rechnung

Zielgruppe: Deutsche Behörden bzw. die Bundesverwaltung

Hier erhalten Sie mehr Informationen zur X-Rechnung.

Eine X-Rechnung wird als rein maschinenlesbares Format (XML) zur Verfügung gestellt.

Die Datenstruktur basiert dabei auf einem ZUGFeRD-Format größer als Version 2.0.

Empfangen von E-Rechnungen

Per Gesetz sind Sie ab 01.01.2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Dies bedeutet allerdings nicht, dass Sie dies auch verarbeiten müssen. Ein einfacher Empfang in Ihrem E-Mail-Postfach reicht lt. aktuellem Stand dafür aus. Bitte informieren Sie sich jedoch trotzdem immer, ob dies noch der aktuellen Gesetzeslage entspricht.

Das Verabreiten von E-Rechnungen ist in IOS2000/DIALOG bisher nicht möglich. Hier sind aber noch keine abschließenden Entscheidungen getroffen worden. Wir bleiben dran und werden unsere Kunden dazu laufend informieren.

Nur die wenigsten unserer Kunden werden E-Rechnungen empfangen, die sie auch sinnvoll im IOS2000 / DIALOG verwenden können. Denkbare wäre, die E-Rechnung zur Rechnungskontrolle oder als automatisierte Warenzugangsbuchung in IOS2000/DIALOG zu verwenden.

Versenden von E-Rechnungen

Ab dem 1. Januar 2025 soll der Vorrang der Papierrechnung entfallen und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen ausstellen. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro sollen noch bis zum 31. Dezember 2027 sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) ausstellen dürfen.

Ab dem 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. […]

^{Stand: 12.12.2024
Quelle: https://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/uebersicht-alle-rechtsthemen/steuerrecht/umsatzsteuer-national/e-rechnungspflicht-ab-2025-6055774}

IOS2000/DIALOG ist in der Lage E-Rechnungen sowohl im ZUGFeRD-Format als auch als XRechnung zu versenden.

In der aktuellsten Programmversion werden alle Rechnungen und Gutschriften standardmäßig als ZUGFeRD-PDF versandt, sofern Sie diese per E-Mail an Ihre Kunden senden. Durch Einstellungen in den Belegarten oder im Kundestamm kann das Verhalten angepasst werden. Schauen Sie sich dazu die weiteren Kapitel an.

Einstellungen in den Belegarten

Die Voreinstellungen für das E-Rechnung-Profil und die Version werden individuell pro Belegart vorgenommen.
Dabei orientieren Sie sich am besten am Branchenstandard (siehe dazu Format).

Für das ZUGFeRD-Format ist die Verwendung des PDF-Formates PDF/A-3 obligatorisch.
Für X-Rechnungen gilt diese Vorgabe nicht.

Einstellungen im Kundenstamm (optional)

Diese allgemeinen Voreinstellungen lassen sich jeweils pro Kunde auch überschreiben.
Das ist z.B. dann sinnvoll, wenn Sie standardmäßig das ZUGFeRD-Format verwenden aber in Winzelfällen auch X-Rechnungen für bestimmte Kunden versenden möchten. Das gilt natürlich auch entsprechend andersherum oder aber auch für andere unterschiedliche Versionen.

Einstellungen im ControlCenter (optional)

Wenn gewünscht, können die zu übermittelnden Werte im ControlCenter beinflusst werden.