Die Belegarchivierung dient der Aufgabe, alle wichtigen Belege (u.a. Mails, Briefe) zu archivieren oder auch für einen schnellen Zugriff wieder leicht auffindbar zu machen.
Bitte beachten Sie die folgenden & wichtigen Hinweise, bevor Sie die Belegarchivierung einschalten:
Unsere Belegarchivierung entbindet Sie leider nicht von der Aufbewahrungspflicht der Ausdrucke.
Die Belegarchivierung dient nur der schnelleren Auffindung. Anzeige, Wiederholungsdruck und Mailversand von Belegen. Sie wird vom Finanzamt leider nicht als beleglose Archivierung anerkannt und ist dafür nicht zertifiziert.

Die Einzel-Belege der Belegarchivierung werden nicht gesichert.
Die Standard-IOS Datensicherung sichert nur die Datenbank, nicht aber die Belege aus dem Verzeichnis IOS2000\MANDx\ARCHIV\Jahr\Monat. Wir empfehlen Ihnen diese Daten separat mit der Datensicherung auf den externen Datenträger zu sichern. Automatisch archiviert werden alle Belege der Belegartentabelle, in denen das Archivierungskennzeichen auf ‚JA‘ gesetzt ist und alle Mails, die an Kunden und Lieferanten über den Mailer von IOS2000 geschrieben werden. Manuell können Sie auch beliebige andere Dokumente wie Bilder, Texte, PDF Dateien, Fax-Scans in der Datenbank oder den Einzelbelegen speichern.
Grundeinstellungen
Die Belegarchivierung wird zuerst im ControlCenter unter ‚Konfiguration -> 18. Belegarchivierung‘ eingeschaltet.

Danach gehen Sie im IOS2000 unter´Stammdaten – Grundeinstellungen – Belegarten. Klicken Sie entweder auf Auftragsbearbeitung, Bestellwesen, Kasse oder Warenbewegung .Es werden nun alle Belegarten in einer Tabelle angezeigt. Bitte wählen Sie unter Optionen (Stift) die Belegart aus, die Sie gerne archivieren möchten. Schalten Sie das Feld Beleg-Archivierung auf ‚JA‘.

Abruf und Speicherung der Dokumente
Ihre Belege können Sie sich in der jeweiligen Art nun heraussuchen. Gehen Sie in der Navigation unter dem Punkt Belege entweder auf Auftragsbearbeitung, Bestellung oder Kasse . Suchen Sie sich Ihren gewünschten Beleg raus und klicken auf den Button ‚wechseln zur Auftragsansicht‘. In der Auftragsansicht wählen Sie die dritte Auswahlbox und ‚Dokumente anzeigen‘.

Nun öffnet sich ein neues Fenster (Grid) mit allen Belegen, die zu diesem Stammsatz oder Auftrag gespeichert wurden. Klicken Sie links im Grid auf die Dokumenten-Nummer, dann wird Ihnen das Dokument wieder in einem neuen Fenster angezeigt. ACHTUNG ! Wenn Ihnen Dokumente (z.B. TIFF Dateien) nicht angezeigt werden, müssen in Ihrem Browser evtl. Plugins installiert werden. Fragen Sie dazu Ihren Systemadministrator. Sie speichern zusätzliche Dokumente zum Stammsatz oder Auftrag, indem Sie die Funktion ´Dokument hinzufügen´ wählen. In dem Fenster, das sich öffnet, geben Sie zuerst eine passende Beschreibung des Dokumentes ein. Danach klicken Sie auf den Button ´Durchsuchen´. Wählen Sie die Datei auf ihrer Festplatte aus und klicken auf ‚Speichern´. Die Datei wird zum Server hochgeladen und direkt auf dem Server im Archivverzeichnis gespeichert.

Mailversand der Dokumente
Wenn Sie das angezeigte Dokument per Mail verschicken wollen, kontrollieren Sie evtl. bereits anhand der Stamm- oder Auftragsdaten eingefügte Emailadresse und den Mailtext.

Der Mailtext wird automatich nachgeladen. Die Texte werden unter ´Stammdaten – Grundeinstellungen – Textmodule – ´Mailtexte Diverse´ gespeichert. Als Dateiname dient die Nummer der mit dem Dokument verknüpften Tabelle : Tabellennummer : 1 = Artikel, 2=Kunden, 3=Lieferanten, 4=Aufträge, 5=Bestellungen, 6=Vertreter Der Textmodulname steht dann in der Beschreibung wie folgt : ´DOKUMAIL_{Tabellen-Nr} Das Textmodul ´DOKUMAIL_2´ ist also für den Versand von Dokumenten an Kunden bestimmt, ´DOKUMAIL_4´ für Dokumentenversand aus Aufträgen usw. Bei Klick auf ´Dokument per Mail versenden´ wird die Mail mit Anhang sofort verschickt. Deshalb kann es auch einige Zeit dauern, bis Sie die Nachricht ´Mail versandt´ bzw. eine Fehlermeldung erhalten. Bitte nicht mehrfach auf den Button klicken!