Früher unter dem Namen Servicerechnungen zu finden.
Hier handelt es sich um einen optionalen Programmteil, mit dem man schnell und einfach wiederkehrende Belege aller Art erzeugen lassen kann.
Den Preis für diesen optionalen Programmteil entnehmen Sie bitte unserer aktuellen Preisliste.
Voraussetzungen
Im Kundenstamm im Reiter Zusatz, finden Sie einen Button, um die Pflege der wiederkehrenden Belege zu öffnen. Hier erhalten Sie zunächst eine Übersicht über alle bereits hinterlegten Einträge. Um einen neuen Eintrag zu generieren, benutzen Sie das Icon zur Neuanlage oben in der Toolbar.
Hier erhalten Sie dann eine Seite, mit der Sie Positionen zu den verschiedensten Belegarten hinzufügen können und bestimmen den Erstellungs- oder Abrechnungszyklus.
Wählen Sie hier die Belegart aus, suchen den Artikel und füllen die Felder entsprechend aus. Die Felder Text1 bis 4, sowie die Preise, Rabatte und mögliche Zuschläge können Sie ausfüllen, müssen es aber nicht. Wenn diese frei bleiben, werden die Daten aus dem Artikelstammsatz benutzt, die zum Zeitpunkt der Belegerstellung aktuell sind.
Möchten Sie hier einen fixen Preis oder Text hinterlegen, dann nutzen Sie die Felder hier auf dieser Seite. Nach dem Speichern, bleibt die Seite geöffnet, um den nächsten Artikel anzulegen.
Beim Ändern von bestehenden Einträgen, sieht es genauso aus, wie hier im Beispiel. Nach dem Speichern schließt sich in dem Fall das Fenster und es wird Ihnen wieder die Übersicht der bereits erfassten Positionen zu diesem Kunden angezeigt.
Das machen Sie nun für alle betroffenen Kunden.
Belege erstellen
Unter dem Menüpunkt BELEGE – wiederkehrende Belege finden Sie das Modul für den Start der Belege.
Preisermittlung:
Wenn in dem Eintrag des wiederkehrenden Belegs, Preise fix eingetragen sind, können Sie entscheiden, ob es sich um absolute Preise handelt, die so genommen werden sollen, wie eingetragen oder ob eine erneute Preisermittlung beim Erstellen des Belegs stattfinden soll.
Bei einer Preisermittlung (Preisfindung) werden dann mögliche Kundenkonditionen berücksichtigt und beeinflussen den Preis entsprechend.
Wenn in dem Eintrag des wiederkehrenden Belegs kein Preis hinterlegt wurde, findet immer eine Preisfindung mit dem Preis aus dem Artikelstamm statt, der zum Zeitpunkt des Laufs hinterlegt ist.
Druck und Maileinstellungen
Sollten Sie die Option schon vor dem Update Version 2.4.0.121 benutzt haben, wird Ihnen beim ersten Start eine Möglichkeit angeboten, die Einstellungen aus der alten Routine zu übernehmen. Da früher lediglich Rechnungen erstellt werden konnten, gilt dies nun eben auch nur für die Belegart Rechnung.
Wählen Sie aus der angezeigte Auswahlbox am besten den letzten Eintrag. Die Daten werden automatisch übernommen und der Block verschwindet von der Seite.
Manuelle Pflege
Für jede Belegart sind i.d.R. bereits Voreinstellungen unter Stammdaten – Grundeinstellungen – Auftragsbearbeitung getroffen worden. Wenn Sie allerdings für die Belege, die über dieses Tool erstellt werden, andere Einstellungen, Formulare etc. benötigen, sollten Sie diese vor dem ersten Lauf hinterlegen. Das können Sie in dem o.g. Fenster über den Button „Belegarten pflegen“ oder auch unten in der Übersichtliste über den Button „…pflegen“ erreichen. Der Unterschied ist hier, dass mit dem oberen Button ALLE aktiven Belegarten angezeigt werden und im Vorfeld gepflegt werden können, mit dem untere Button lediglich die Belegart, die hier gerade noch nicht abgerechnet ist.
Belegarten, die bereits individuell für die wiederkehrenden Belege gespeichert wurden, werden mit grünem Schriftzug angezeigt und die anderen mit einem roten (siehe Pfeile oben im Screenshot).
Hinterlegen Sie hier nun alle relevanten Daten und klicken Sie auf Speichern. Diese Einstellungen werden dann innerhalb des Laufs verwendet.