Ab der Version 2.4.0.119 gibt es die Möglichkeit Sammelrechnungen völlig autark erstellen zu lassen. Wie das geht und was Sie dafür tun müssen, finden Sie in den folgenden Abschnitten
Aktivierung
Über den Menüpunkt BELEGE – Auftragsbearbeitung – Sammelrechnungen, kommen Sie in den Sammelrechnungsbereich. Hier finden Sie nach dem o.g. Update einen Reiter mit einem Maulschlüssel/Schraubenschlüssel als Symbol. Hier können Sie die Automatik aktivieren und andere Dinge einstellen:
Wichtig ist vor allem der Punkt „Einstellungen von User nutzen“. Bei dem Erstellen von Sammelrechnungen können eine Vielzahl von Voreinstellungen für den Rechnungslauf getätigt werden. Die Automatik sorgt „nur“ dafür, dass der Markierungs- und Rechnungslauf zum gewählten Zeitpunkt angestoßen wird, so als wenn der User/Benutzer, den Lauf selbst manuell gestartet hätte.
Sie sollten also sicherstellen, dass die Einstellungen des gewählten Users korrekt sind. Das können Sie jederzeit kontrollieren, indem Sie mit dem gewünschten Benutzer manuell (wie bisher) in den Sammelrechnungslauf gehen. Sie müssen den Rechnungslauf nicht starten, sondern passen lediglich die Voreinstellungen an. Die Veränderungen werden ab sofort auch direkt gespeichert und nicht, wie vor dem Update, erst mit dem Start des Rechnungslaufs.
Die restlichen Einstellungen sollten sich von selbst erklären und bedürfen sicher keiner weiteren Erläuterung.
Wichtige Hinweise:
- Sie sollten eine Startzeit wählen, ab der nicht mehr ’normal‘ im Programm gearbeitet wird, damit die Belegerstellung und -Nummerierung möglichst nicht mit der Erstellung von Belegen auf anderen Wegen im Laufe des täglichen Geschäfts kollidieren kann.
- Wenn ein Ausdruck geplant ist, sollten Sie dafür sorgen, dass der Drucker online und mit ausreichend Material (Papier und Toner bzw. Tinte) versorgt ist, damit Sie nicht hinterher einen Teil der geplanten Drucke aufwändig wiederholen müssen.
- Wenn ein Mailversand erfolgen soll, sind Sie sicher, dass die Mailversandeinstellungen richtig sind. Am Besten testen Sie das nach Änderungen immer mal mit einer einzelnen Sammelrechnung vor dem automatischen Lauf.
- Sorgen Sie dafür, dass möglichst gleichzeitig während des Sammelrechnungslaufs keine anderen rechen- und zeitintensiven Abläufe wie Datenimporte, Datensicherungen oder Archivierungen. Wenn Sie sich unsicher sind, klären Sie das bitte mit dem MARKUS SOFT Support.