Der neue Mahndruck erfolgt nicht mehr über die Master-Reports, sondern über eine eigens dafür programmierte Routine im Taskmanager. Aufgerufen wird der Mahndruck über Belege – Mahnungen drucken. (Sollte der Eintrag bei Ihnen fehlen, haben Sie das letzte Update-Script nicht richtig oder in alle Mandanten eingespielt).
Sie sehen dann folgendes Template:
Sie füllen die einzelnen Punkte nach Ihren Wünschen aus und klicken auf „Mahndruck starten“. Dann wird der Auftrag ans ControlCenter gegeben, das wiederum den Taskmanager startet. Dieser führt den Mahnlauf aus. Nach Beendigung erhalten Sie eine interne Nachricht mit einem detaillierten Protokoll. Alle Datenfeldinhalte werden nach der Eingabe gespeichert und Ihnen beim nächsten Aufruf des Mahnlaufs wieder vorgeschlagen. Unser Beispielformular ‚mahnung.rpx‘ ist so aufgebaut, das automatisch je nach vorkommender Mahnstufe der Text \mand0\fsd\rtf\mahnung1.rtf, \mand0\fsd\rtf\mahnung2.rtf oder \mand0\fsd\rtf\mahnung3.rtf am Ende der Mahnung nachgeladen wird. Passen Sie also die Texte ganz nach Ihren Wünschen mit einem RTF fähigen Texteditor, vorzugsweise WORDPAD – NICHT WORD! – an und speichern Sie den Text wieder im RTF Format ab.
Im Text selbst können Sie folgende Platzhalter verwenden:
[ZahlDat] = das von Ihnen eingegebene letzte Zahlungsdatum.
[Zinssatz] = Zinssatz und [ZinsenMaStu] = Mahnstufe, ab der Sie Zinsen berechnen.
Beispiel für den mahntext3.rtf:
Wenn Sie den Gesamtsaldo nicht innerhalb von 3 Tagen nach Erhalt dieses Schreibens begleichen, werden wir die Angelegenheit unserem Anwalt übergeben. Wir hoffen, Sie lassen es nicht so weit kommen.
Ab der [ZinsenMaStu]. Mahnung berechnen wir [ZinsSatz]% Zinsen ab Fälligkeit. Der Zahlungseingang wurde berücksichtigt bis zum [ZahlDat]. Im Feld Zahlungseingang berücksichtigt und speichert IOS2000 automatisch das Datum, wann Sie zum letzten Mal Zahlungen gebucht haben. Wenn Sie Mahnstufe erhöhen um .. auf 0 setzen, wird die Mahnstufe nicht erhöht. Bei -1 wird Sie um 1 verringert, wenn z.B. ein Mahnlauf ‚verunglückt‘ ist. Bei 1 wird sie mit jedem Lauf um 1 erhöht. Die Mahngebühren und Zinsen werden zwar berechnet, nicht aber im OP gespeichert. Die Zinsen werden ab der Fälligkeit berechnet. War das Nettoziel der Rechnung z.B. 30 Tage, werden die Zinsen ab dem 31. Tag nach dem Rechnungsdatum bis heute zum Mahnlauf berechnet und in der OP Tabelle gespeichert, aber nicht zum OP hinzuaddiert (außer auf der Mahnung selbst). Der eigentliche OP erhöht sich also durch Gebühren und Zinsen nicht. Wenn eine Liefersperre gesetzt wurde, sehen Sie das später deutlich im Protokoll und können entsprechend reagieren. Sie können sogar die Mahnungen automatisch im Adobe PDF Format per Mail verschicken, falls beim Kunden eine Mailadresse gespeichert ist. In diesem Fall legen Sie bitte vorher unter ‚Grundeinstellungen – Texte‘ mit dem Code ‚Mailtexte – Diverse‘ einen Mahnbegleittext an, der als Mailtext verschickt wird und als Anhang auf die Mahnung hinweist. Wenn Sie für die Mailmahnung ein anderes Formular als für den Ausdruck verwenden wollen, geben Sie dieses Alternativformular mit an. Achtung! Sollten Sie Mail und Druck gewählt haben, wird aber auch der Druck mit diesem Alternativformular gedruckt, also u.U. mit Ihrem Briefkopf. Beim Buchen von Zahlungen sehen Sie ab sofort, wie viele Tage die Rechnung überfällig ist und was bisher an Zinsen in Mahnungen berechnet wurde. Sie können dann bei einer Minderzahlung (die wenigsten Kunden bezahlen die Zinsen) entscheiden, ob Sie den OP ausbuchen oder nicht.
Wichtiger Hinweis:
Sie sollten vor einem kompletten Mahnlauf eine Datensicherung (Dienste – CC-Aktionen – Datenbank sichern) durchführen und bis zur Kontrolle der Mahnungen nicht mehr arbeiten. Zur Not kann der Systemadministrator (oder die Hotline von MARKUS SOFT) mit einem SQL Befehl die Mahnstufe wieder verringern, wenn das erforderlich sein sollte, und Sie sich nicht mit einer Rekonstruktion der Datenbank helfen können. Viel Erfolg mit dem IOS2000 Mahnwesen!