Der Export der Daten erfolgt nach dem Aufruf über die Seite ‚Belege – Finanzbuchhaltung‘. Hier füllen Sie die entsprechenden Felder aus un der Export wird gestartet. Je nach Anzahl und Umfang der Buchungen kann das einige Minuten dauern. Sie müssen nicht darauf warten, sondern werden per interner Nachricht über die Fertigstellung informiert.

Für einen richtigen Export der Daten ist es erforderlich, dass Sie die ControlCenter Seite ‚DatevExport‘ vollständig und richtig ausfüllen und bei der Buchungs-Methode 1 auch die Fibunummern unter ‚Stammdaten – Grundeinstellungen – Kontonummern‘ und ‚Stammdaten – Grundeinstellungen – Mehrwertsteuer‘ und die Zuordnungen zu den Konten in den Artikelstammdaten richtig pflegen.

Wahl der Buchungsmethode (ab Version 2.4.0.52)

Ab Oktober 2022 haben Sie die Wahl zwischen 2 verschiedenen Exportmethoden:

Methode 1 (Standard bis Version 2.4.0.51):

Der Export wird erstellt über aufgeteilte Gegenbuchungen auf beliebig viele Erlöskonten lt. Zuordnung im Artikelstamm. Hier wird immer über ein Buchungs-Sammelkonto gebucht.
Beispiel für die Verbuchung einer Rechnung über 226,- mit je 100,- Netto in 19% und 7% MwSt.
Betrag S/H Konto Gegenkonto Datev-Buchungsschlüssel Bemerkung
119,00 H 8050 10100 3 Sollstellung 19%
107,00 H 8050 10100 2 Sollstellung 7%
100,00 S 8050 8401 40 Erlösbuchung 19%, kein Automatikkonto
100,00 S 8050 8301 40 Erlösbuchung 7%, kein Automatikkonto

Die Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Übergabe der Buchungen bei Methode 1 ist natürlich die richtige Pflege der Artikelstammdaten und zugehörigen Erlöskonten im IOS. Dazu pflegen Sie unter Stammdaten – Grundeinstellungen alle entsprechenden Kontonummern nach Vorgabe Ihres Kontenrahmens. ACHTUNG! Diese Konten dürfen bei der Methode 1 KEINE Automatikkonten sein!

Jedes Konto erhält dann eine Kontonr-ID, die Sie dann dem Artikel zuordnen. Vorteil dieser Methode ist, dass die Buchungen nicht mehr als Bruttobuchungen auf 2 Stellen gerundet je Erlöskonto direkt erfolgen, sondern über Verrechnungskonten. Das eliminiert die lästigen Cent-Differenzen, die sich durch die Bruttoübergabe besonders von Kleinstbeträgen (z.b. Porto) bei den aufgeteilten Erlösbuchungen ergeben haben. Heute finden die Buchungen wie folgt statt:
Debitor an Verrechnungskonto mit der Summe zum vollen Steuersatz und dem passenden Steuerschlüssel
Debitor an Verrechnungskonto mit der Summe zum halben Steuersatz
Verrechnungskonto an Erlöskonto netto ohne MwSt.
Verrechnungskonto an Erlöskonto netto ohne MwSt.
usw.

Beispiel einer Ausgangsrechnungsbuchung mit Austausch-MwSt.

Methode 2 ab Version 2.4.0.52, Oktober 2022

Bei dieser Buchungsmethode handelt es sich um stark vereinfachte Buchungen. Hier ist eine Pflege der Kontonummern in den Grundeinstellungen und im Artikelstamm nicht notwendig, weil die erforderlichen Konten im ControlCenter fix hinterlegt werden.
Diese Methode ergibt also in der Regel nur eine einzige Buchungszeile je Beleg.
Rechnung: Bruttobetrag beim Debitor im Soll gegen das Erlöskonto im Haben
Gutschrift: Bruttobetrag beim Debitor im Haben gegen das Erlöskonto im Soll
Austausch-Mwst: AT-Mehrwertsteuerbetrag im Soll gegen das AT-MWST-Konto lt. Einstellung

Die Methode 2 eignet sich besonders für kleinere Betriebe, die keine aufgeteilten Gegenbuchungen benötigen und alle Erlöse ausnahmslos auf Automatik-Erlöskonten buchen wollen.

Wahl des Exportformats

Das Exportformat ist in dem DATEV Schnittstellen-Leitfaden beschrieben. Man kann Buchungen im ASCII oder DATEV-Format übergeben. Beide Varianten unterscheiden sich nur dadurch, dass im DATEV-Format vor dem (die Felder beschreibenden) Header noch eine weitere Kopfzeile mitgegeben wird, die Berater-, Mandanten- und Datei-Identifikationsmerkmale (z. B. den Zeitpunkt der Dateierzeugung) enthält. Beim Import mit dieser Kopfzeile im DATEV-Format wertet das Importprogramm diese oberste Kopfzeile aus und gibt ggf. Fehlermeldungen aus. Wenn man möglichst wenig Probleme haben will bzw. verursachen möchte, dann nimmt man das ASCII-Format ohne die Kopfzeile. Hier wird der Header beim Import nicht ausgewertet, so dass man z.B. Vorjahresdaten auch ins neue Jahr übernehmen kann, weil das Buchungsjahr nur in der ersten Zeile des Datev-Formats, nicht aber im nur vierstelligen Buchungsdatum des Buchungssatzes enthalten ist. Der Steuerberater kann in der Regel mit seinem Importprogramm die Datenfelder des Imports zuordnen und so problemlos den Stapel einlesen. Stellen Sie im ControlCenter ein, ob der Kopfsatz mit exportiert werden soll, oder nicht.
ACHTUNG! Die Stammdaten werden grundsätzlich ohne Kopfsatz im reinen ASCII Format exportiert.

DATEV Satzbeschreibung des von uns verwendeten ASCII Format

Beispielhafte DATEV Anleitung zum Import des Stapels

Die exportierten Daten stehen auf dem Server im Verzeichnis:
\ios2000\mand0\fibu\datev
Buchungsdaten (ab, bis Datum des Exports im Dateinamen):
EXTF_Buchungen_tt_mm_jjjj-tt_mm_jjjj.csv (Buchungen)
EXTF_Stammdaten_tt_mm_jjjj-tt_mm_jjjj.csv (Debitorenstamm)

Erforderliche Einstellungen im ControlCenter

Bitte klären Sie mit dem Steuerberater vor dem ersten Export der Buchungsdaten die Einstellungen im ControlCenter unter Punkt 25 – Datev Export und füllen Sie die Felder entsprechend aus.

Die Subpfade können Sie offen lassen. Dann werden die Daten in den links angegebenen Pfaden exportiert.

Diese Einstellungen sind nur für die Methode 1 erforderlich, ansonsten können Sie die Felder leer lassen.

Bei der Methode 2 erfolgen alle Erlösbuchungen ausnahmslos auf diese 4 Konten, je nach Mehrwertsteueranteil in dem Beleg. Die bebuchten Konten (bis auf das AT-MwSt. Konto müssen Automatik-Konten sein).

Die restlichen Daten füllen Sie entsprechend Ihren Vorstellungen aus. Für weitere Informationen benutzen Sie bitte das Hilfsicon links neben den Eingabefeldern.

Emailversand der Buchungsdaten

Wenn Sie die Stapel direkt per Mail an den Steuerberater schicken wollen, geben Sie einfach dessen Emailadresse im ControlCenter ein. Sie können auch sich selbst als Emailempfänger eintragen und die Mail nach Kontrolle des Stapels an den Berater einfach weiterleiten. Und es ist die Eingabe mehrerer Emailadressen mit Komma getrennt möglich. Wir empfehlen wir Ihnen, ein Passwort zu vereinbaren und einzutragen. Mit diesem Passwort wird dann die ZIP Datei gesichert gepackt.

Beispielbuchung

Eine Rechnung mit 2 Steuersätzen und dem Konto Nr. 8050 als Verrechnungskonto:

Beispiel einer Buchung mit Austauschsteuer (DIALOG)

Pfade und Dateinamen

Sie erhalten aber nach dem erfolgreichen Export auch eine interne Nachricht, die Links zu den Dateien enthält, damit Sie diese sofort vom Server laden und auf Ihrem Rechner speichern können, z.B. zum Weiterversand an den Steuerberater per Mail.

Geplante Erweiterungen

Für die kommenden Versionen planen wir u.a. noch den Export der Kassenabschlüsse. Wenn Sie weitere Wünsche zum Datevexport haben, melden Sie sich bitte. Das Modul ist zur Zeit noch ständig in der Überarbeitung.